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なぜ、今、トヨタ方式か?

鳥取県が平成22年度のカイゼン活動の取組開始にあたり、トヨタ方式を参考としたのは、「メッセージとしてわかりやすい」「とっかかりとしての一つの手法」との考えからです。

  •  事務部門も含めた民間で実績のある手法であり、多くの成果を上げている。
  • 「後行程が前工程に引き取りにいく」に象徴されるように、まさに県庁内の事務の流れであり、それぞれの職場内の協働作業あるいは、組織内のつながりを重視したカイゼンの取り組みは、県庁が取り組むべき仕事の進め方に合致する。
  • トヨタ方式の基本思想が、「徹底したムダの排除にあり、現場におけるグループのカイゼン活動であるなど、理念が明確である。
  • カイゼンを職員の創造性発揮に原点を置き、人材育成にもつながる。
  • トヨタ方式には、今回のリコール問題への対応において見せたように、方向性の間違いを認識し、修正する動きを行う自浄作用がある。

「トヨタ方式」の基本思想と柱

「トヨタ方式」は、その基本思想として「徹底したムダの排除」があります。常日頃から業務にムダが無いか考え続け、それを実行し、カイゼンにつなげていくというものです。見かけの能率向上ではなく、ニーズや目標を見定め、「真の能率」の向上を目指します。
ムダの定義


 また、「トヨタ方式」の大きな柱として知られているのが「ジャスト・イン・タイム」と「自働化」です。
 前者は、「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」供給するというやり方です。後先考えずにどんどんものを作れば、不要な在庫がどんどんたまっていきます。その在庫自体がムダである上、在庫管理のための倉庫の準備など、ムダな投資も生じます。そういったムダを無くしていこうというのが「ジャスト・イン・タイム」の考え方です。
 後者の「自働化」ですが、まず注意していただきたいのが、「自動化」ではなく、ニンベンのある「自働化」と書かれていることで、その意味は、「動いていいかどうかも判断する」、「異常時には自らストップする。」というものです。具体的には、トヨタの生産工場では、生産ラインにおいて異常が発生すると、機械が自動的にストップし、監督者にそれを知らせる仕組みが設けられています。これにより、不良品であることに気づかずに生産が続けられるというムダが排除される上、本来人間が作業しなければならない内容が明らかになります。
トヨタ方式の2本柱

「トヨタ方式」を理解する上でのポイント

 トヨタ方式による業務カイゼンを理解するに当たってはいくつかのポイントがありますが、基本的なものを紹介します。
  

繰り返される5回の「なぜ?」

 異常が発生した場合、あるいは何か問題が起きた際には、通常は「なぜこんなことが起きたんだろう?」とその「原因」を考えますが、トヨタでは、さらに、「なぜその原因が発生したのか?」「なぜ?」「なぜ?」「なぜ?」と「なぜ?」を5回繰り返し、「真因」を突き止めます。原因探しが中途半端だと同じ問題の繰り返しになる可能性があります。それを防ぐため、「なぜ?」を5回繰り返し、根本的解決を目指すのです。
真の追究

 

7つのムダ

 具体的に列挙すると以下のとおりです。この様なムダを排除し、業務カイゼンにつなげていきます。
7つのムダ  事務部門で考えられるムダ(一例)
作りすぎのムダ
資料・パンフなど必要以上に作成していないか
業務の閑散期に不要な業務を行っていないか
不要な会議を行っていないか
時代に合わない業務を続けていないか 
手待ちのムダ
コピーをするときに漫然とコピー機の前でコピーが終わるのを待っていないか
だれが手待ち状態になっているか見えないため、仕事が平準化されていないのではないか
補助金など申請待ちになっていないか
指示待ちになっていないか
運搬のムダ
事務所内のコピー機の位置などレイアウトは適正か
加工そのもののムダ
職務時間中に雑談などしていないか
資料について、色遣い、レイアウトなどムダな懲りをしていないか
在庫のムダ
本当に必要な否かも検討(上司に確認)せず、膨大な資料作りに時間を掛けていないか、また、掛けさせていないか
他人の業務を考慮せずに、自己の業務の優先順位付けをしていないか
動作のムダ 必要な書類やファイルを整理整頓しなかったり、共有化しないことにより、資料探しなどにムダな時間を要していないか
不良をつくるムダ
協議、指示の不徹底により、投入した労力が必要な成果につながっていないのではないか
要求を満たさない資料を作成していないか

見える化

 共有化あるいは共有力を全体に広げることですが、トヨタでは、成功例のみならず失敗例も皆で共有し、ミスの再発防止に努めています。この様な情報共有は「ヨコテン」(横の連携の展開)とも呼ばれ、縦割りの弊害の除去にも役立っています。
見える化

 

5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)

 何がどこにあるか分からないような職場では、ムダの排除どころではありません。「トヨタ方式」では、安全性の確保や作業の迅速化のために「整理」、「整頓」、「清掃」、「清潔」の4Sを重視するとともに、これらを習慣づける「躾」を加えた「5S」を徹底しています。

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