法令文書等の作成要領について(例規通達)

法令文書等の作成要領について(例規通達)

平成8年2月26日
鳥務例規第7号外
改正  平成8年鳥務例規第12号、平成11年第20号外、平成13年鳥情管例規第4号外、平成21年鳥務例規第5号、平成22年第15号、平成24年第21号、平成29年鳥県民例規第2号外 、令和元年鳥務例規第7号

 近年のワード・プロセッサー等の普及により、法令文書を始めとする各種公用文書(以下「法令文書等」という。)の起案から浄書までを個々の職員が行うのが一般的となってきている。このような状況から、本県警察における法令文書等の適正な作成に資するため、次のとおり法令文書等の作成要領を定めたので、部下職員に周知徹底されたい。
1 一般的留意事項
(1) 用字について
 法令文書等を作成するときは、原則として常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)等によるものとする。
(2) 文体について
ア 法令文書等の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、公告・告示・掲示の類並びに往復文書(伺い・願い・届け・申請書・回答・報告等を含む。)の類はなるべく「ます」体を用いる。
イ 文語脈の表現はなるべくやめて、平明なものとする。
ウ 文章は、なるべく区切って短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。
エ 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現はできるだけやめて、簡潔な論理的文章とする。また、敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。
オ 文章には、できるだけ、一見して内容の趣旨が分かるように、簡潔な表題を付ける。また、「(通知)」、「(一般通達)」、「(回答)」のような、文書の性質を表す言葉を付ける。
カ 内容に応じ、なるべく箇条書きの方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。
(3) 見出し符号
 見出し符号は、項目を細別するときに次のような順序で用いる。この場合、句読点を打たず、一字分空白として次の字を書き出す。項が多くないときは、「第1」は省略し1から用いる。
 なお、訓令以上については、条、項及び号等を用いる。
第1          
 1          
  (1)        
    ア      
      (ア)    
        a  
          (a)

(4) ただし書、なお書等を付ける場合
 本文中、ただし書を付ける場合は、行を改めない。なお書及びおって書は、行を改める。ただし、両方を使う場合は、なお書を先にする。
(5) 宛先
 通達文書等宛先の記載方法については、下表のとおりとする。
宛先
記載方法
全所属長の場合
各所属長殿
警察本部内の全所属長の場合
本部内各所属長殿
警察本部内の関係所属長のみの場合
本部内関係所属長殿
全警察署長の場合
各警察署長殿
警察本部内の関係所属長と関係警察
署長のみの場合
本部内関係所属長
        殿
関係警察署長
警察本部内の関係所属長と全警察署
長の場合
本部内関係所属長
        殿
各警察署長
(6) 敬称
 原則として、部外あての文書には「様」、部内用文書には「殿」を使用するものとし、使用区分は次表のとおりとする。
敬称の種類
使用区分等
「様」
○県民、他機関(知事部局を含む。)等部外あての文書
(例)鳥取県知事様
   鳥取太郎様
「殿」 ○警察部内あての文書
(例)警察庁長官官房総務課長殿
   中国四国管区警察局総務監察・広域調整部長殿
   鳥取県公安委員会委員長殿
   ○○警察署長殿
「様」又は「君」
○賞状、表彰状、感謝状等の受賞者氏名(法人等の代表にあっては、名称)については、「様」、「君」など受賞者にふさわしい敬称を使用すること。
 その他 ○法令等で定めのある場合、内容等から他の敬称が適当な場合は、「様」以外の敬称を使用しても差し支えない。
(例)○○株式会社総務課御中
2 具体的な作成要領
 別表のとおり

別表 省略
  

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