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集中化推進室(現:集中業務課)の設置

  • 平成15年7月の組織改正により、庶務業務を集中処理する組織として「集中化推進室」が出納局内に設置(平成18年4月に総務部庶務集中局へ移管、平成19年4月に集中業務課へ改組)されました。
  • また、この組織改正に併せて、本庁各課の庶務担当者は、各部局の主管課に集約配置されました。
  • 集中化推進室設置後も、さらなる業務の集中化を行い、平成19年4月時点では下記の業務を集中業務課で集中処理しています。

【集中化事務担当】

業務名
業務の概要

集中化した年度

H15 H16 H17 H18

1 庶務業務集中化の企画調整

・ 庶務業務の集中化の企画・推進。(H19年4月に庶務集中局指導管理課へ移管)

     

2 新旅費システムの管理

・ 職員旅費を旅行伺から支払までペーパーレスで処理。

・ 出納手続きは、各部に置く「旅費出納員」で完結。

・ 情報センターは、システム管理のみ。

     

3 旅費計算(海外・赴任・研修旅費)

・ 新旅費システムで自動計算出来ない旅費の補完計算。

     

4 各種手当等の認定(扶養手当・通勤手当・住居手当・単身赴任手当)

・ 職員申請システムを利用した電子申請による認定。

※H17年4月に職員課へ移管

5 臨時職員・非常勤職員管理

・ 臨時職員、非常勤職員の基本情報等を一人別にDB管理

・ 社会保険事務所、職業安定所への各種手続きを一括処理

・ 賃金、報酬の支払及び所得税、社会保険料、雇用保険料の引き去り

・ 社会保険料、雇用保険料の払い込みを一括処理

・ 臨時職員、非常勤職員の年末調整

     

6 共通経費支払業務(新聞、追録、定期刊行物、コピー代)

・ 業者からの請求内容と所属の使用(購読)実績(DB報告)を突合の上、一括支払

  [右欄の記号の説明]

○ : 新聞、コピー代

◎ : 追録、定期刊行物

   

7 ANA@deskの航空券集中管理

・ ANA@desk委託契約の締結。

・ ANA@deskの利用承認

・ 旅行代理店に対する利用料の支払

     

8 庶務業務アウトソーシング

・ 4、5、6、7、10の業務を人材派遣により実施

  [右欄の記号の説明]

○ : 4、5、7

◎ : 6、10

・ 庶務業務アウトソーシングの企画、推進

・ 業者の選定(公募、入札、契約)及び委託料の支払

・ 派遣職員の指導、監督

・ 周辺機器の整備

 

 

9 複写機の入札契約

・ 複写機の一括入札、契約(政府調達、一般競争入札)

   

 

10 公共料金自動口座振替

・ 各所属で利用している電気、都市ガス、上下水道、電話(携帯電話を含む)料金の情報をDB管理し、口座引落の方法により一括支払

   

 

11 ヘルプデスク

・ 個人入力となる新旅費システムのサポートのほか、各種集中業務についての問い合わせに対応。

     

【審査経理担当 ・・・ 本庁対象(平成18年度に集中)】

業務名

業務の概要

1 審査事務

・ 支出負担行為の審査

・ 契約等伺書(旧収入伺)の審査

・ 歳入戻出通知伺書(旧戻出伺)の審査

・ 支払通知伺書(旧支出伺)の審査

・ 戻入通知伺書(旧戻入伺)の審査

・ 単価契約の審査

・ 債権の徴収免除等の審査

・ 収入、支出事務委託の審査

・ 発注伺の審査

2 給与事務(教育委員会事務局を除く。)

・ 給与等(修正)通知書の作成(異動、扶養控除等)

・ 給与、期末勤勉手当現金支給

・ 年末調整

・ 法定外控除入力通知書の作成

・ 時間外手当集計、支出表作成

・ 各種手当て入力通知書の作成(期末勤勉、単身赴任)

3 物品事務

・ 用品交付請求

・ 契約、交付伺の作成(常時購入委嘱物品)

4 共済、互助会事務

・ 組合員証の更新

5 児童手当事務

※H19年4月からは地方機関も対象

・ 児童手当支給

・ 児童手当認定(新規、継続等)

6 入札、契約事務

・ 発注伺の作成(事業に係るもの以外)

・ 入札等の執行(事業に係るもの以外)

・ 政府調達入札契約

7 支出関係書類作成事務

・ 支出負担行為書(一部)の作成

・ 支出仕訳書の作成(H19年度から標準事務費に係るもの(普通旅費を除く)に拡大)

・ 支出負担行為書兼支出仕訳書の作成(H19年度から標準事務費に係るもの(普通旅費を除く)に拡大)

8 証紙収入事務

・ 収入調書作成

・ 公金振替依頼書の作成

9 審議会等出席者等の報償費、特別旅費支払事務(教育委員会事務局)

・ 支出仕訳書の作成


【物品調達担当 ・・・ 平成19年4月に物品調達室統合に伴い設置】

業務名

業務の概要

1 物品(一般物品)調達事務

・ 物品請求書の審査

・ 指名伺の作成(審査)

・ 入札等の執行

・ 契約書(請書)作成(審査)

・ 物品の検収及び交付

2 物品(用品)調達事務

・ 用品品目の決定事務

・ 指名伺の作成

・ 入札等の執行

・ 契約書(請書)作成

・ 用品の検収及び交付

・ 用品支払事務

・ 用品システム管理

3 競争入札参加資格者名簿登録

・ 登録事務

4 競争入札参加資格者指名停止措置

・ 指名停止の決定

5 古紙回収

・ 指名伺の作成

・ 入札等の執行

・ 契約書作成

・ 収入調停事務


地方機関(総合事務所)の設置と業務の集中化

  •   地方機関でも、各地区の総合事務所内において、同様に庶務業務の集中化を図りました。

     平成16年4月   西部総合事務所
平成17年4月   中部総合事務所、日野総合事務所
平成18年4月   東部総合事務所、八頭総合事務所

 

各職員・各部主管課・集中業務課の役割分担

平成19年4月現在の各職員・各部主管課・集中業務課の主な役割は、次のようになっています。


各職員

・新旅費システム、職員申請システム等により、自己責任による個人入力

・支出負担行為書・支出仕訳書の作成

各部主管課

・予算・決算事務(予算登録、執行計画、決算統計 等)

・各種事務取りまとめ

・出納員としての旅費審査

集中業務課
(庶務センター)

・ 上記のとおり


  

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