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電子申請・電子決裁・総合文書管理システムの構築

 電子申請や電子決裁については、多くのシステム開発事業者がいろんな提案を行っています。どのようなハードウェアやOSを使うのか、どれくらいの経費で構築するのか、といったシステム的な話題、関心が中心となっていますが、鳥取県ではこれらを単なる業務の電子化だけにとどまらず、「お役所的」と呼ばれてきた業務の進め方をゼロから見直し、職員一人当たりの生産性を向上させ、より県民サービスを指向した組織に進化するための大きな改革と位置づけています。

従来型の決裁

 いわゆる稟議(りんぎ)は、担当者によって起案され、次第に上へと階層を登っていきます。この間に多くの職員を経るわけですが、多くの時間を費やす割りには多くのミスが発生しているのが実態です。ミスを防ぐため、新たな審査部門・体制がこの階層に覆いかぶさっていく・・・この繰り返しが現在の複雑な決裁体系を生み出しています。
 この体制を温存したまま電子化してしまうと、電子決裁を導入しても意思決定は早くならず、また起案のミスも減りません。電子決裁システムの導入とあわせて、既存の業務体系を根本から見直していく必要があります。
 

新たなコンセプト≪一斉協議方式≫

 鳥取県では、電子決裁の導入に当たり、「一斉協議方式」のコンセプトを全面的に導入します。
 起案後は一斉協議を行い、一斉協議を受けた職員は、それぞれの職務に応じたチェックを行います。起案に対する審査や意見はコメント方式で入れていきます。意思決定の階層は徹底的に簡略化、また、財政課や出納局へ行っていた”協議”を明確に”審査”と位置づけ、意思決定とは区別します。
 これにより、決裁は3段階に収れんすることになりますが、同時に情報共有が一斉に行われるため、従来型の決裁に比べて格段のスピードアップとなります。
 

 このように業務プロセスの見直しを進めているところですが、「本当に全ての業務に電子決裁が導入できるのか」という懐疑的な声も少なくありません。実現に当たってはまだまだ多くの課題を抱えていますが、これらを着実に一つ一つ解決していく必要があります。
 電子決裁の導入には、全庁的なコンセンサスが必要不可欠です。現在、副知事を リーダーとする「行政機能向上プロジェクトチーム」においても、電子決裁の導入と業務プロセスの見直しを最重要課題と位置づけ、課題の解消に向けた取組みを進めているところです。
  

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