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PTAと広報活動

(1)広報活動を進めるためには

 広報活動は、「広く知らせる」活動ですから、まず各種のPTA行事や会合の内容、学校の様子などを知らせることがその中心になります。その際、終わったことを報告するだけにとどまらず、今後実施することについての情報も知らせ、PTA活動に対する意識啓発も行いたいものです。
 広報活動の方法としては、広報紙が中心になっていますが、最近ではホームページ、Eメールなどを利用した方法もとられています。
 広報紙は、会員に適切な情報を提供するものです。これをもとに、会員相互の意見や感想などを交換し、お互いに学習し合う資料でもあります。そのためには、年2~4回程度の機関紙発行だけでは十分に目的を果たすことができないこともありますので、各専門部独自の広報活動も考えていく必要があります。
 広報紙は、学校と家庭・地域社会とを結ぶパイプ役となりますので、会員以外への広報も実践したいものです。

(2)よい広報とは、こんな広報

  1. 保護者と教職員が、お互いの立場を十分に理解し、協力し合い作成する。
  2. 学校や子ども、PTAの動きや、その様子がよくわかる。
  3. 会員の声や総意が反映されている。
  4. PTAや地域社会の特色が生かされている。
  5. 読みやすく、見やすく、わかりやすい。
  6. 記録として残しておきたい内容。
  7. 会員の一人一人に役立つ内容。
  8. 写真が効果的に活用されている。
  9. 見出しがうまくつけられている。

(3)広報紙作成の手順とポイント

1) 企画

  • 企画会議で、載せる記事や特集などを決めます。
  • 会員が、「今、何を知りたがっているか」「今、何が話題になっているか」を的確に判断して企画をたてます。
  • 作業を分担します。
  • 発行日までの日程を決めます。

2) 仮レイアウト(仮割付)

  • 割付用紙に完成予想図を描きます。
  • 読みやすく、ゆとりのある紙面を作るために、本文や見出しや写真などのスペースを仮に決めます。

3) 取材、撮影、原稿依頼、執筆、資料の収集

  • 依頼原稿を少なくし、担当者が自ら執筆、取材、撮影をします。
  • 取材は、また聞きや他人に依頼したりしないで、自分の目で確かめてから記事にします。
  • 記事を書くときは、書こうとする目的を決めて、わかりやすい言葉を使います。長い文章はやめて無駄な言葉をカットし、文体を統一します。
  • 原稿依頼をするときには、字数、締め切り日、集稿方法、担当者、資料や写真の提出等のお願いをします。

4) レイアウト(割付)

  • 集まった原稿、写真、資料(表、グラフ等)を仮レイアウトに基づいて、本レイアウトを行います。
  • 素読みをして文章を点検します。見出しをつけます。
  • 行数(見出し、本文等)を数えます。
  • 写真の処理をして、写真の説明をつけます。
  • イラストやカットを挿入します。
  • 見出しの配列をして、見出しの書体を決めます。最終割付をします。
  • 印刷所にわかりやすいように、各原稿や写真、資料の一つひとつに割付用紙と同じ符号をつけます。

5) 出稿(印刷へ)

  • 発行日より逆算し、ゆとりをもって出稿します。
  • 印刷所と初稿の出る日を打ち合わせします。

6) 校正

  • 校正刷りと原稿とを照らし合わせ、校正刷りの誤りと不備を正しく整えます。

7) 発行


(4)ホームページを使った広報

広報紙作成イラスト 近年、ホームページによるPTA広報も盛んになってきましたが、その運用にあたってはいくつかの注意すべき点があります。
  • 個人情報の保護および肖像権
  • ガイドライン(運用規定)の作成
  • 短い期間での定期的な更新

 ネット上への情報発信は、細心の注意を払いつつ、迅速に更新することが重要です。