督促状の誤送付について

平成29年7月末日納期限の鳥取県育英奨学資金返還金について、納期限までに納付いただいたにも関わらず、督促状を発行してしまうという事案が発生しました。

督促状がお手元に届いた方については、大変御不快な思いをさせてしまい、謹んでお詫び申し上げます。

【原因】
7月からコンビニエンスストアでも納付できるようになりましたが、コンビニエンスストア納付の場合は、従来の金融機関で納付を行った場合よりも、納付情報の確認に時間がかかる事を担当課で認識していませんでした。
そのため、納期までに納付された方の情報を正確に把握しないまま督促状を送付してしまいました。

【今後の対応】
・納入通知書で納付いただく方の次回納付日は、12月末日納期限ですが、督促状を送付する際には、コンビニエンスストアで納入いただいた方の情報を速報値という形で入手し、手作業による抜き取り作業を行う事で、納付済みの方に督促を行わないようにします。

・貸与返還等を管理する奨学金システムについて、平成30年度に改修を行い、速報値により督促状が作成できるようにします。

・その他、システムの改修等の際には、考えられるリスクについて十分に情報収集し、奨学資金の貸与を受けている家庭の皆様にご迷惑のかからないよう万全を期します。